Variante B — consultório sem secretária

A conta da variante B, aberta linha a linha

O serviço que a casa passa a vender para consultórios sem secretária, em que a assistente marca sozinha na agenda: o que é, quanto o cliente paga, quanto sai por mês e quanto sobra. Toda soma está aberta, e cada linha diz se é número verificado ou estimativa.

Ver como funciona na prática

O que tem aqui dentro

Da explicação do serviço até a conta aberta. As seis primeiras respondem o que é; as dez seguintes, quanto custa e quanto sobra.

O problema que o médico tem hoje

Antes de qualquer número: é este buraco que a casa vende para tapar.

Uma pessoa manda mensagem no WhatsApp da clínica às nove da noite de um sábado. A secretária só vê na segunda de manhã. Quando responde, a pessoa já marcou em outro lugar — quem procura médico raramente escreve para um consultório só.

Outra pergunta o preço, recebe o valor e some. Ninguém volta nela. Três dias depois ela não lembra mais do nome da clínica.

Isso não é desleixo da equipe. A secretária atende o telefone, atende a recepção, atende o paciente que está de pé na frente dela — e ainda o WhatsApp. Lembrar de quem sumiu há três dias é a primeira coisa que cai do dia. Qualquer pessoa no lugar dela faria igual.

E há um terceiro buraco, que é o mais caro: no fim do mês ninguém sabe quantas pessoas procuraram a clínica. Nem quantas foram respondidas, nem quantas marcaram. O médico paga anúncio e não tem como saber o que aconteceu depois que a mensagem chegou.

Não é suposição — é o que os clientes da casa respondem

Um médico da carteira, perguntado quantos dos 19 contatos de agosto viraram consulta: "Ele não sabe dizer."

Outro, perguntado sobre a contagem de conversas que chegam à recepção: "Não tenho como saber."

Os três buracos, em uma linha cada

Quem escreve fora do horário não é respondido — e vai embora.
Quem pergunta o preço e some não recebe retorno — e é esquecido.
Ninguém conta nada — e por isso ninguém sabe o que está funcionando.

O que a gente vende

A frase que resume tudo, para poder ser repetida sem consultar o documento.

Uma assistente automática no WhatsApp da clínica, que responde na hora, tira as dúvidas e entrega a pessoa pronta para marcar — mais o site do consultório, o retorno de quem some e um painel onde o médico acompanha os números.

São quatro entregas, e elas só funcionam juntas:

O que o cliente recebe, e qual dos três buracos cada peça tapa.
A entrega	O que é, em português	Tapa qual buraco
A assistente	Um atendente automático ligado ao WhatsApp do consultório. Responde sozinho, a qualquer hora, e se apresenta como assistente na primeira mensagem.	O de não responder fora do horário
O site do consultório	Uma página com o que a clínica atende, quem atende, onde fica e como marcar. É por ela que o anúncio passa antes de levar a pessoa ao WhatsApp.	O de não saber de onde a pessoa veio
O retorno de quem some	Mensagens combinadas que voltam em quem perguntou e sumiu, com assunto novo a cada vez — nunca a mesma cobrança repetida.	O de ninguém voltar em quem sumiu
O painel do médico	Uma tela com os números do mês, que ele abre quando quiser e no período que quiser.	O de ninguém contar nada

A diferença entre as duas variantes, já no começo

Variante A — clínica com secretária. A assistente conduz a conversa até o ponto de marcar e entrega para a secretária, que confirma o horário de verdade e fecha o agendamento.

Variante B — consultório sem secretária. Não há para quem entregar: a própria assistente marca o horário na agenda, sozinha, dentro de regras que o médico assina antes. É esta variante, e é ela que este documento detalha.

Em miúdos — o que NÃO se promete

Não se promete paciente. O contrato promete atendimento: resposta na hora, informação certa, retorno em quem some e um retrato do mês. Quantidade de paciente depende da agenda do médico, do preço dele e da praça — coisas que não estão na nossa mão, e prometer isso seria vender o que não se controla.

As peças por trás, e o que cada nome significa

Os nomes que vão aparecer na fatura e nas conversas internas, cada um explicado uma vez.

GoHighLevel, ou GHL

É a plataforma que a casa assina, e é onde tudo roda: a assistente que responde no WhatsApp, o CRM com as fichas, as automações que disparam as mensagens e a base que alimenta o painel do médico. É um programa só, contratado uma vez pela agência.

E é a linha de custo maior. O ponto que importa para a conta: a casa paga UMA assinatura e atende VÁRIAS clínicas dentro dela. Cada clínica ganha um espaço separado, que não enxerga o das outras. É por isso que o segundo e o terceiro cliente custam tão pouco a mais — eles entram no mesmo prédio, só ocupam outro apartamento.

CRM

É a sigla de gestão de relacionamento com o cliente, e em português direto significa: uma ficha para cada pessoa que procurou a clínica, e a etapa em que ela está. Chegou · foi respondida · recebeu o preço · marcou · compareceu.

Hoje isso não existe em nenhuma clínica da carteira. As conversas moram numa caixa de mensagens de celular: chegam, sobem, descem e somem. Ninguém consegue olhar e dizer quantas pessoas estão paradas em cada etapa.

É o CRM que torna possível responder "quantos viraram consulta" — a pergunta que hoje nenhum médico da carteira sabe responder.

Automação

É uma regra escrita uma vez e executada sozinha, para sempre. Do tipo: "se a pessoa recebeu o preço e não respondeu em 48 horas, mande esta mensagem". É o que faz o retorno de quem some acontecer sem depender de alguém lembrar — que é justamente o que falha hoje.

O painel

É uma tela construída pela casa, fora da plataforma, que lê os números do CRM e os mostra para o médico. Ele abre pelo celular ou pelo computador, escolhe o período e vê os números. É por isso que o médico pode acompanhar tudo sem nunca entrar no sistema.

Como isso se liga à conta de custos

Cada peça acima aparece como uma linha na tabela da seção 9: o plano da assistente, a linha de WhatsApp, o processamento das conversas, as mensagens enviadas e os avisos que alimentam o painel. Nenhuma linha daquela tabela é abstrata — cada uma corresponde a uma das coisas descritas aqui.

Como funciona, do começo ao fim

A jornada inteira de uma pessoa, do clique no anúncio até depois da consulta.

Antes da consulta

A pessoa vê o anúncio e clica.
Cai no site do consultório, onde vê o que a clínica atende, quem atende e onde fica. Dali vai para o WhatsApp com um toque. O anúncio passa pela página de propósito: é assim que se sabe de qual anúncio veio cada pessoa.
A assistente responde na hora — de madrugada, no fim de semana, no feriado. Ninguém espera o expediente abrir.
Ela pergunta o que precisa saber: qual unidade, particular ou convênio, se é a primeira vez, que turno a pessoa prefere. Uma pergunta por mensagem, nunca um interrogatório.
Informa o preço por escrito, sempre — para não ficar combinado de boca. Se a pergunta vier em áudio, ela não tenta interpretar: encaminha para a equipe ouvir.
Na hora de marcar, ela marca. Consulta a agenda do médico, oferece os horários que estão realmente livres e fecha o agendamento — sem passar por ninguém. É isso que define esta variante: no consultório sem secretária, não há para quem entregar.

Quando a assistente chama uma pessoa

Ela não decide se o caso merece — cinco situações disparam sozinhas:

A pessoa falou do que sente: qualquer menção a sintoma, dor, doença, exame ou remédio.
A conversa chegou ao preço e a pessoa não disse não — é o momento em que se marca, e o momento em que se perde.
A pessoa pediu para falar com alguém, repetiu a mesma pergunta ou mandou áudio.
A pessoa já é paciente da casa: retorno, resultado, receita, remarcação.
A pessoa falou em urgência ou em piora.

Mais dois freios de tempo: seis mensagens sem chegar ao preço, ou trinta minutos de conversa aberta sem concluir. Nos dois casos, passa.

Como a clínica é montada

Monta-se uma clínica-modelo completa — o texto da assistente, o quadro de etapas, as automações, os modelos de mensagem, o painel. Cada clínica nova é uma cópia dela.

Troca-se o nome do médico, o endereço e os horários, os preços e o que cada consulta inclui, e o número de WhatsApp. O resto vem pronto. O primeiro cliente paga a construção da clínica-modelo; do segundo em diante é troca de conteúdo — e é isso que impede o trabalho de crescer sem fim.

O que muda para a clínica, na prática

O número de WhatsApp continua o mesmo, no mesmo aparelho. No dia da virada, os computadores conectados àquele número caem uma vez e são reconectados em cinco minutos, lendo o código de novo — o mesmo que já se faz ao trocar de computador. A recepção segue atendendo pelo navegador. O médico não precisa entrar em tela nenhuma: acompanha pelo painel, quando quiser.

O retorno de quem some: as três réguas

É o coração do produto — o buraco número 2 da primeira seção, resolvido por regra escrita e não por memória de ninguém.

São três réguas diferentes, para três momentos diferentes. Todas rodam sozinhas, e todas precisam ser aprovadas inteiras pelo médico antes de a primeira mensagem sair — é o nome dele que aparece na conversa.

Régua 1 — quem perguntou e sumiu

Para quem nunca respondeu, são no máximo 4 mensagens. Sobem a 6 para quem chegou a responder e depois sumiu — e as duas últimas só saem se houver notícia real para dar.
Toque	Quando	O que precisa conter	Custo
1	2 horas depois, no mesmo dia	A pergunta que ficou sem resposta, reformulada	R$ 0,00
2	Dia seguinte	Quem atende, formação e registro, onde e em que dias atende, o que a consulta inclui	R$ 0,05
3	Dia 3	As três dúvidas administrativas: particular ou convênio, formas de pagamento, prazo para conseguir horário	R$ 0,05
4	Dia 6	Abriu horário no turno que a própria pessoa pediu — só sai se for verdade	R$ 0,05
5	Dia 11	Encerramento do atendimento, e como reabrir	R$ 0,05
6	Dia 41	Uma notícia administrativa nomeada: atendimento em outra cidade, mudança na forma de pagamento, entrada de convênio — sem notícia, não sai	R$ 0,05

Em miúdos — por que 11 dias, e não 90

A régua anterior espalhava os toques por 90 dias, com um retorno só no dia 30. Não funciona: trinta dias depois a pessoa não lembra mais do que se tratava, e a mensagem chega como abordagem fria.

O esforço foi concentrado nos 11 dias em que a pessoa ainda lembra — que é quando ela ainda está decidindo. O toque do dia 41 continua existindo, mas só com notícia de verdade: ele deixou de ser calendário e virou consequência de um fato.

Régua 2 — para a pessoa não faltar

Confirmação na hora em que o horário é fechado: data, hora, endereço e o que levar. Custo zero, porque sai dentro da conversa viva.
Lembrete 48 horas antes, com opção de confirmar ou remarcar.
Lembrete 3 horas antes, curto, com a localização.

Quem marca com menos de 48 horas de antecedência pula o primeiro lembrete. Pedido de remarcação cancela os seguintes e vai direto para uma pessoa. Custo: cerca de R$ 0,10 por compromisso.

Régua 3 — depois da consulta

No dia seguinte e uma semana depois, abrindo espaço para dúvida sobre a orientação que o médico deu. Depois disso, o retorno de exame ou a revisão saem só na data que o próprio médico determinar.

Data clínica quem decide é ele, nunca a assistente. E aqui a assistente envia mas não conversa: qualquer resposta do paciente vai direto para uma pessoa, sem a máquina ler nem guardar.

O custo das três réguas juntas

R$ 13,20 por clínica por mês, no volume de 95 conversas mensais. É a quarta linha da tabela de custos da seção 9. As mesmas mensagens em categoria promocional custariam R$ 100,32 — e, mais importante que o preço, seria a categoria que gera denúncia. Denúncia não derruba a mensagem: derruba o número da clínica inteiro. Por isso nenhuma mensagem promocional entra em régua nenhuma.

O que a assistente nunca faz

Os limites ficam escritos e assinados pelo médico antes de a primeira mensagem sair.

Nada de assunto clínico

Não opina sobre sintoma, não diz se o caso é urgente, não indica tratamento e não diz nem se o caso é da especialidade do médico — isso parece informação de balcão e é julgamento clínico disfarçado. Ela informa o que a clínica atende, e para aí.

Nada de promessa

Não promete resultado, não compara o médico com outro profissional, não dá desconto por conta própria. O conselho de medicina proíbe esse tipo de anúncio, e a punição não cai na casa — cai no registro do médico.

Nada de dado de saúde guardado

Quando a pessoa começa a contar o que sente, a assistente para na hora e passa para a equipe. Não repete, não resume e não guarda em ficha nenhuma o que foi dito. Essa é a abertura mais comum em medicina — e é a situação em que a máquina tem menos o que fazer.

Quando se desliga tudo

O critério fica combinado antes de ligar, não depois do problema:

Uma única frase de assunto clínico ou uma promessa de resultado: a assistente sai do ar no mesmo dia.
Uma denúncia no WhatsApp, ou queda na qualidade do número: desliga tudo, inclusive as mensagens de retorno.
Mensagem enviada a quem pediu para parar: desliga as mensagens automáticas; o atendimento continua.

Nas duas primeiras semanas, todas as conversas são lidas uma por uma. Depois, uma amostra todo mês.

Quem acessa o quê

Três pessoas, três níveis. O médico não entra no sistema em cenário nenhum.

Quem toca o quê, depois que tudo está no ar.
Quem	O que acessa	O que NÃO acessa
O médico	O painel, e só. Abre quando quiser, escolhe o período — a semana, o mês, os últimos 90 dias — e vê quantos chegaram, quantos foram respondidos, quantos receberam preço e quantos marcaram.	Não entra no sistema. Não vê conversas, automações, modelos de mensagem nem configuração.
A secretária	Não existe nesta variante — é o que a define.	Se o consultório contratar uma, ela entra com acesso só à lista de conversas, como na variante A.
A casa	O sistema inteiro: conversas, fichas, quadro de etapas, automações, modelos de mensagem e histórico.	Acesso completo — é o instrumento de trabalho dela.

As três travas do painel do médico

Mostra contagem e etapa, nunca conteúdo de conversa nem dado de saúde. O que o paciente escreveu não entra em tela nenhuma.
Nenhuma tela diz que a campanha gerou consulta. O painel mostra o que foi contado, não o que foi causado.
O tempo de resposta da assistente não aparece como tempo de atendimento. Máquina responde em segundos, e isso não é a clínica atendendo rápido.

A terceira importa mais numa tela do que num relatório: no painel o número aparece grande e sem contexto, e "8 segundos" vira orgulho falso em dois dias.

A condição de venda desta variante

A agenda do médico precisa estar num formato que a assistente consiga ler e escrever, e as regras de marcação precisam estar assinadas antes. Isso ainda não foi testado — está na lista da seção 16.

Em miúdos — por que o cliente fica

Quando um cliente sai hoje, ele leva tudo: a conta de anúncios é dele, os criativos são dele, o WhatsApp é dele. A casa é substituível por desenho.

Aqui, o número de telefone e o endereço do site continuam sendo da clínica — isso é correto e não se negocia. Mas o site montado, o texto da assistente, o histórico organizado, os modelos aprovados e o painel vivem na conta da casa. Quem sai leva o telefone e volta a ter uma caixa de mensagens onde tudo se perde.

Quanto o cliente paga

Um número só por mês, e o motivo de não haver taxa de instalação.

O que o cliente vê na proposta. Não existe cobrança de entrada.
Item	Preço de tabela	Piso de negociação
Mensalidade	R$ 3.900,00	R$ 3.500,00
Taxa de instalação	R$ 0,00	R$ 0,00
Prazo	6 meses	6 meses
Total do contrato	R$ 23.400,00	R$ 21.000,00

Por que a taxa de instalação sumiu — e por que ela não sumiu da conta

Havia uma cobrança de instalação de R$ 2.400, paga à parte no começo. Ela foi eliminada da proposta porque virava objeção na mesa: o médico ouvia dois números e travava no primeiro.

Em miúdos — o que é "diluir na mensalidade"

A montagem continua existindo e continua custando. O que mudou foi quando ela é cobrada: em vez de sair numa nota no começo, foi dividida pelos 6 meses do contrato e somada à mensalidade.

R$ 2.400 ÷ 6 = R$ 400 por mês. Por isso a mensalidade subiu de R$ 3.500 para R$ 3.900. O contrato inteiro soma exatamente o mesmo de antes: antes, 6 × R$ 3.500 + R$ 2.400 = R$ 23.400. Agora, 6 × R$ 3.900 = R$ 23.400.

Atenção — nesta variante a conta NÃO fecha

A montagem custa mais, e o preço subiu o mesmo

A montagem desta variante custa R$ 3.062,97, e não R$ 2.400 — porque inclui ligar e testar a agenda. Diluída: R$ 3.062,97 ÷ 6 = R$ 510,50 por mês.

Mas o preço subiu só R$ 400. A diferença é de R$ 110,50 por mês, descoberta desde o primeiro dia — R$ 663 ao longo dos 6 meses, por cliente. Não é erro de cálculo: é uma decisão de preço que custa isso, registrada aqui para ninguém descobrir depois.

Quanto sai por mês, linha a linha

Cinco linhas, cada uma ligada a uma peça da seção 3, com periodicidade e origem do número.

Custo direto de **cada clínica atendida**. Não inclui a assinatura fixa da casa, que está na seção 12, nem o trabalho de gente, que está na seção 13.
Linha	O que é	Periodicidade	Origem do número	Valor
Plano da assistente	A cota de respostas automáticas — nesta variante ela conversa mais, porque conduz até marcar	mensal, por clínica	Estimativa — é a linha que decide esta conta	R$ 498,95
Linha de WhatsApp	A conexão do número do consultório ao sistema	mensal, por clínica	Preço de tabela	R$ 53,24
Processamento das conversas	O custo de a assistente ler e escrever	mensal, por uso	Estimativa	R$ 4,35
Mensagens das três réguas	O retorno de quem some e os lembretes de consulta (seção 5)	mensal, por uso	Estimativa	R$ 13,20
Avisos que alimentam o painel	Cada evento do sistema que abastece a tela do médico	mensal, por uso	Estimativa	R$ 47,90
Custo mensal por clínica				R$ 617,64

Em miúdos — por que "por uso" importa

Três das cinco linhas não são preço de tabela: variam conforme a clínica é movimentada. Uma clínica com o dobro de conversas gasta mais nessas três.

Os valores acima foram calculados sobre 95 conversas por mês, que é o volume medido na única clínica da carteira que tem essa contagem. É uma observação só — não é média de mercado nem média da carteira.

A linha que decide esta conta inteira

O plano da assistente: R$ 498,95 ou R$ 266,19?

Nesta variante a assistente conversa mais, porque conduz a pessoa até o horário marcado em vez de entregá-la a alguém. Quantas respostas isso consome por conversa é a pergunta que decide o custo.

A conta acima supõe 13 respostas por conversa, o que estoura a cota do plano menor e obriga o maior. Com 10 respostas, a clínica cabe no plano menor e a linha cai para R$ 266,19. O efeito no total está na seção 15.

Quanto sobra

A subtração inteira, nas duas pontas de preço. Primeiro sem a assinatura fixa da casa, depois com ela.

Por cliente, por mês. A conta é a mesma nas duas colunas; só muda o preço cobrado.
Conta	A R$ 3.900	A R$ 3.500
Mensalidade recebida	R$ 3.900,00	R$ 3.500,00
− Custo mensal da clínica (seção 9)	− R$ 617,64	− R$ 617,64
− Montagem diluída (seção 8)	− R$ 510,50	− R$ 510,50
Sobra por cliente	R$ 2.771,86	R$ 2.371,86

R$ 2.771,86

por cliente, por mês, no preço de tabela.
No piso de negociação: R$ 2.371,86.

Descontando a assinatura fixa da casa

Acima de tudo isso existe a assinatura da plataforma, que a casa paga exista cliente ou não: R$ 516,41 por mês. Ela não é por clínica — é do escritório, e atende todas.

Com a assinatura inteira jogada sobre o primeiro cliente, que é a leitura mais dura possível.
Conta	A R$ 3.900	A R$ 3.500
Sobra por cliente	R$ 2.771,86	R$ 2.371,86
− Assinatura fixa da casa	− R$ 516,41	− R$ 516,41
Resultado com um cliente só	R$ 2.255,45	R$ 1.855,45

A resposta à primeira pergunta que se faz

Um cliente já paga a estrutura inteira, nas quatro combinações

Duas variantes × duas pontas de preço = quatro combinações. Em todas as quatro, o primeiro cliente cobre a assinatura da casa e ainda sobra.

A pior delas — variante B, vendida no piso de R$ 3.500, e ainda cobrando uma hora de trabalho da casa — deixa R$ 1.192,47 por mês. Não existe cenário em que o primeiro contrato dê prejuízo.

Como se compara com a outra variante

O número da outra ao lado, para não precisar abrir os dois documentos.

As duas variantes, no preço de tabela. A diferença está no custo, não no preço.
Conta por cliente	Variante A com secretária	Variante B sem secretária
Mensalidade	R$ 3.900,00	R$ 3.900,00
− Custo mensal	− R$ 365,71	− R$ 617,64
− Montagem diluída	− R$ 400,00	− R$ 510,50
Sobra por cliente	R$ 3.134,29	R$ 2.771,86

A B se sustenta sozinha, mas rende menos pelo mesmo preço

As duas são viáveis nas duas pontas — o ponto de equilíbrio da B é R$ 2.307,53, bem abaixo até do piso de R$ 3.500. Ninguém está vendendo no prejuízo.

Mas pelo mesmo preço a B rende R$ 362,43 por mês a menos, porque custa mais para montar e mais para operar. Em 6 meses, são R$ 2.174,58 de diferença por cliente.

Para a B valer o mesmo que a A, teria de ser vendida a R$ 4.262,43. Não é recomendação de preço — é a medida exata do que a variante custa a mais.

Em miúdos — por que a B custa mais

Na A, a assistente para no ponto de marcar e entrega para a secretária. Na B não há secretária: ela conduz até o fim e escreve na agenda sozinha.

Isso custa em dois lugares: mais conversa (ela fala mais, e cada resposta consome cota) e mais montagem (ligar e testar a agenda antes de qualquer paciente ser marcado).

Quantos clientes pagam a estrutura

Um. E a partir do terceiro a assinatura da casa sobe um degrau.

Verificado

A assinatura fixa da casa é R$ 516,41 por mês. A sobra do primeiro cliente desta variante é R$ 2.771,86 no preço de tabela. Um cliente cobre a estrutura com folga de R$ 2.255,45.

Resultado acumulado da casa, no preço de tabela, conforme entram clientes desta variante.
Clientes	Sobra somada	Assinatura da casa	Resultado
1 cliente	R$ 2.771,86	− R$ 516,41	R$ 2.255,45
2 clientes	R$ 5.543,72	− R$ 516,41	R$ 5.027,31
3 clientes	R$ 8.315,58	− R$ 1.581,18	R$ 6.734,40

Em miúdos — por que a assinatura triplica no terceiro

A assinatura de entrada comporta até 2 clientes. O terceiro obriga a subir para a seguinte, de R$ 1.581,18 — um degrau de R$ 1.064,77 por mês. É a mesma lógica do prédio da seção 3: o terceiro apartamento exige um prédio maior.

O degrau é pago pelo próprio cliente que o dispara, e no mesmo mês em que ele entra: o terceiro traz R$ 2.771,86 e o degrau custa R$ 1.064,77. A regra é não assinar o degrau antes de o contrato estar assinado.

O que a casa assume de trabalho

O trabalho de gente não está em nenhuma tabela anterior. Aqui está — com a ressalva de que ele nunca foi medido.

A montagem, feita uma vez por cliente

Levantar a folha de preços do consultório: cada consulta, cada exame, o que está incluso.
Escrever e colher a assinatura do que a assistente pode e não pode dizer.
Criar o espaço daquele consultório na plataforma, copiado da clínica-modelo, e conectar o WhatsApp.
Escrever a assistente daquele consultório: o que ela diz, em que ordem, e quando para.
Montar o quadro de etapas do CRM e as automações das três réguas.
Submeter à aprovação os modelos de mensagem, e esperar a liberação.
Construir o site do consultório e ligar os caminhos de origem.
Construir o painel de números do médico.
Ler as conversas anteriores, para saber de onde a clínica está partindo.
Ler todas as conversas das duas primeiras semanas depois de ligar, uma por uma.
Ligar e testar a agenda, para a assistente poder marcar sozinha. É o item que só existe nesta variante, e é ele que faz a montagem custar mais.

O trabalho que se repete todo mês

Ler uma amostra das conversas e corrigir a assistente.
Acompanhar os números e conversar com o médico quando algo sai da faixa.
Cuidar dos anúncios, que é o que a casa já faz hoje.

Quanto tempo isso toma por mês, ninguém mediu. Está na seção 15.

A ressalva mais importante desta seção

Os R$ 3.062,97 de montagem não são custo apurado

São o que o preço arbitrado comporta. A conta foi feita ao contrário: partindo do valor, quantas horas ele paga?

R$ 3.062,97 ÷ R$ 662,98 por hora = 4,62 horas. Se a montagem levar mais que 4,62 horas, a diferença sai da margem — e ninguém cronometrou nenhuma montagem até hoje, porque nenhuma foi feita.

O que pode dar errado, e quanto custa

O risco concreto é o cliente cancelar antes do sexto mês. A montagem já foi feita e o dinheiro dela não volta.

Como a montagem passou a ser cobrada dentro da mensalidade, ela só é paga por inteiro quando o contrato chega ao fim. Se o cliente sai antes, sobra um saldo que a casa gastou e não recebeu.

Quanto da montagem fica descoberto se o cliente cancelar no fim de cada mês. Valores desta variante.
Cancela no fim do	A R$ 3.900	A R$ 3.500
mês 1	R$ 2.662,97	R$ 3.062,97
mês 2	R$ 2.262,97	R$ 3.062,97
mês 3	R$ 1.862,97	R$ 3.062,97
mês 4	R$ 1.462,97	R$ 3.062,97

Dois pontos desta tabela que não são óbvios

Um. No desenho antigo, com a instalação cobrada em duas parcelas no começo, o risco zerava no mês 2: o dinheiro já estava no caixa. Agora ele se estende por todo o contrato. Trocou-se objeção de venda por exposição de caixa — e a troca tem este tamanho.

Dois. Na coluna do piso de R$ 3.500, a perda nunca diminui: é a mesma no mês 1 e no mês 4. O motivo é que nesse patamar nenhuma parcela da montagem está sendo cobrada — os R$ 400 que amortizariam não existem no preço.

Recomendação

Cláusula de saída com multa igual ao saldo não amortizado

É o que transforma a tabela acima em número contratual, e não em prejuízo.

No preço de tabela: multa decrescente de R$ 400 por mês — começa em R$ 2.662,97 e acompanha exatamente a coluna da esquerda.
No piso de negociação: multa fixa de R$ 3.062,97 durante todo o contrato, porque nada foi amortizado.

Sem cláusula, cada cancelamento no primeiro mês custa mais do que um cliente inteiro deixa em um mês.

O que ainda não se sabe

Duas lacunas, ditas de frente. Nenhuma impede vender; as duas mudam a conta se vierem diferentes.

Lacuna 1 · as horas de montagem nunca foram medidas

Zero observações, em 30 de 30 contas da casa

Ninguém cronometrou nenhuma montagem, porque nenhuma foi feita. Os R$ 3.062,97 desta variante não são custo apurado — são o que o preço arbitrado comporta, que dá 4,62 horas.

E há um agravante honesto: o painel do médico entrou no escopo depois de o preço ter sido fixado. Se ele levar duas horas para construir, consome R$ 220,99 por cliente por mês — quase metade da montagem diluída desta variante.

Plano: cronometrar a primeira montagem de ponta a ponta, antes de o segundo contrato ser assinado. Uma medição resolve, e ela é de graça: basta anotar.

Lacuna 2 · quantas respostas cada conversa consome

Decide o custo desta variante

A assistente tem uma cota mensal de respostas dentro da plataforma. Quantas ela gasta por conversa define em qual plano a clínica cabe — e os dois planos diferem em R$ 232,76 por mês.

O efeito na variante B, que é onde isso pesa.
Respostas por conversa	Custo mensal	Sobra a R$ 3.900	Distância para a variante A
13 (a suposição usada aqui)	R$ 617,64	R$ 2.771,86	R$ 362,43 abaixo
10	R$ 367,42	R$ 3.022,08	R$ 112,21 abaixo — quase empata

Plano: contar as respostas por conversa na primeira semana de operação. De 20 a 25 conversas já bastam para separar os dois cenários — não é pesquisa, é contagem.

O que NÃO está em dúvida

Os preços de tabela da plataforma, que são 87% do custo na variante A: lidos na fonte, com dólar e imposto somados.
A aritmética deste documento inteiro: todas as somas e subtrações estão abertas nas tabelas e podem ser refeitas na calculadora.
Que um cliente paga a estrutura nas quatro combinações de variante e preço, inclusive na pior delas.

O que precisa ser decidido

Cinco condições. Enquanto não forem resolvidas, o modelo funciona — mas com pontos cegos nomeados.

As cinco condições, com quando cada uma vence. Nenhuma custa dinheiro — custam atenção.
#	O que precisa ser resolvido	Quando
1	Cláusula de saída com multa igual ao saldo não amortizado da montagem, nos dois patamares de preço.	Antes do primeiro contrato assinado
2	Contar as respostas por conversa na primeira semana de operação, para fechar a lacuna 2.	Primeira semana do primeiro cliente
3	Cronometrar a montagem e o painel de ponta a ponta, para fechar a lacuna 1.	Antes do segundo contrato
4	Confirmar que a assinatura de entrada aceita a assistente por clínica. É leitura de documentação, ainda não testada.	Antes de mudar o plano, em 02/10
5	Testar a agenda — a assistente consegue mesmo marcar sozinha, sem marcar em cima de horário ocupado?	Antes da primeira venda desta variante

O que muda se nada disso for feito

O modelo continua de pé em dinheiro — nenhuma das cinco condições inverte o sinal de nenhuma conta deste documento. O que elas mudam é o tamanho da margem e o tamanho do risco.

Sem a número 1, um cancelamento cedo custa até R$ 3.062,97. Sem a 2 e a 3, a margem real pode ser menor que a calculada, e ninguém vai saber por quanto. Sem a número 5, esta variante não deve ser vendida — ela promete algo que ainda não foi verificado.

O veredito, em uma linha

Cabe. Um cliente desta variante paga a estrutura inteira da casa e ainda deixa R$ 2.255,45 por mês no preço de tabela. As cinco condições acima não são obstáculos à venda — são o que separa uma margem calculada de uma margem conhecida.

A proposta que vai ao médico

O texto integral, palavra por palavra, do jeito que o cliente vai receber.

Por que esta seção existe: é o texto exato que o médico vai ler, com o preço escrito e os compromissos que a casa assume por escrito. É aqui que se confere se o que foi explicado nas 16 seções anteriores é o que está sendo prometido ao cliente — se algo divergir, é a proposta que vale, porque é ela que o médico recebe.

Antes de ler, dois avisos

Os trechos entre colchetes são campos a preencher, não erro de digitação: [dr(a). sobrenome], [clínica], [especialidade] e [local] são trocados em cada cliente antes do envio.
Nada aqui foi resumido. É a reprodução integral do arquivo, com 1565 palavras.

Assunto: Respondido e com o horário já marcado

Quem escreve para o seu consultório é respondido na hora e sai com o horário marcado

[dr(a). sobrenome], segue a proposta para a [clínica].

Eu cuido dos anúncios que levam as pessoas até o WhatsApp do consultório, e do que acontece depois que a mensagem chega. Sem secretária, esse depois é você, entre um paciente e outro.

O que acontece hoje

A pessoa manda mensagem às 21h de um sábado. Você vê no domingo à noite, cansado, e responde na segunda, quando ela já marcou em outro lugar. Quem procura [especialidade] em [local] raramente escreve para um lugar só.

Outra pergunta o preço no meio da sua manhã de atendimento. Você lê entre uma consulta e outra, guarda para depois, e o depois não chega.

E hoje não existe resposta para a pergunta mais simples: quantas pessoas procuraram o consultório, e quantas marcaram.

O que passa a acontecer

Eu instalo uma assistente no WhatsApp do consultório. Ela é automática e se apresenta como assistente na primeira mensagem, para ninguém achar que está falando com você.

Toda mensagem recebe resposta imediata, inclusive às 2h da manhã, no fim de semana e no feriado. Dúvida de horário, endereço, pagamento e do que você atende é resolvida na hora, e o preço, quando informado, vai sempre por escrito, para não ficar combinado de boca. Áudio ela não tenta interpretar: manda para a sua fila, para você ouvir e responder.
A pessoa escolhe o horário dentro da própria conversa e o compromisso aparece na sua agenda, dentro das regras que você define: quanto dura cada tipo de atendimento, o intervalo entre eles, dias e horários, antecedência mínima, teto por dia e os horários que ela nunca pode oferecer. Fora dessas regras ela não marca, nem que a agenda esteja livre. Ela mesma confirma o compromisso, e quem quiser cancelar, cancela sem precisar dizer por quê, e pode remarcar uma vez por ali mesmo.
Uma página do consultório, feita por mim, com o que você atende, onde fica e como marcar. Os botões de contato dela caem na mesma conversa, então todo mundo que procura o consultório para no mesmo lugar. E é por ela que o anúncio passa: quem clica chega na página e de lá vai para o WhatsApp. Faço assim porque é o que me deixa dizer qual anúncio trouxe qual pessoa; quando o anúncio joga direto no WhatsApp, a conversa chega sem pista nenhuma de onde nasceu. Custa um pouco de volume, porque todo passo a mais perde gente no caminho, e é uma troca que eu escolho: prefiro saber de onde vem o seu resultado.
Quem pergunta e some recebe retorno, e o esforço fica concentrado nos 11 dias em que a pessoa ainda lembra do que se trata. Quem nunca respondeu recebe no máximo 4 mensagens partindo do consultório nesses 11 dias. Quem chegou a responder e depois sumiu pode receber até 6, e as duas últimas só saem se houver notícia de verdade para dar, como um horário que abriu no turno que a própria pessoa pediu: sem notícia, a mensagem não existe, e ninguém inventa assunto para cumprir cota. No primeiro mês o teto é 4 para todo mundo, e as outras 2 só entram depois. O motivo é simples: aquele número de WhatsApp é do consultório, mensagem demais derruba o número, e é o seu número que eu estou protegendo. Antes da consulta são três avisos: a confirmação na hora em que o horário é marcado, um lembrete 48 horas antes e outro 3 horas antes; quem marca em cima da hora pula o de 48 horas. Depois da consulta, um contato no dia seguinte e outro uma semana depois, abrindo espaço para dúvida sobre a orientação que você deu. Retorno de exame e revisão saem só na data que você determinar, porque data clínica quem decide é você. Quem pedir para não receber mais não recebe mais, e isso encerra tudo na hora. Essa régua sai no seu nome: ou você aprova ela inteira, ou ela não roda.
Um painel com os números, num endereço só seu. Você abre no computador ou no celular, escolhe o período (a semana, o mês, os últimos 3 meses) e vê quantas pessoas procuraram o consultório, quantas foram respondidas, quantas receberam o preço e quantas marcaram. Essa última é automática, porque quem marcou foi a própria assistente, e não depende de ninguém anotar nada. E o painel traz números, nunca o conteúdo das conversas: o que o paciente escreveu fica entre ele e você.

O que a assistente nunca faz

O nome que aparece nessa conversa é o seu, então os limites dela ficam escritos e aprovados por você antes da primeira mensagem sair:

Não opina sobre sintoma, não diz se o caso é urgente, não indica conduta e não diz se o caso é da sua especialidade.
Não promete resultado, não compara você com outro profissional e não dá desconto por conta própria.
Não repete, não resume e não guarda em ficha nenhuma o que a pessoa contar do que sente.
Se alguém falar em urgência ou em piora, ela não conduz e não segura a conversa: diz que aquele canal não atende urgência, que ninguém lê em tempo real e qual serviço procurar.

E toda conversa, não só essas, começa avisando que ali ninguém lê em tempo real. Como não há ninguém de plantão no WhatsApp, esse aviso protege você, e por isso é fixo.

O que ela não pode responder, ou não sabe, sai da mão dela na hora e vai para uma fila que é sua. A pessoa é avisada na hora de que quem responde dali em diante é você, e em que horário você olha. Nunca um "em breve".

Nas 2 primeiras semanas eu leio todas as conversas, uma por uma, e depois uma amostra todo mês. No dia em que eu identificar um desvio, desligo a assistente e o WhatsApp volta a ser só seu.

O que eu preciso de você

São 3 coisas, e a terceira é a que sustenta as outras:

Ler um QR code com o celular, uma vez. O número é o mesmo e o aparelho é o mesmo. No dia da virada os computadores conectados naquele número caem uma vez, e você reconecta o WhatsApp Web lendo o código outra vez, o mesmo que você já faz quando troca de computador. São cinco minutos, e o atendimento pelo navegador segue como sempre. A única exceção é o programa do WhatsApp que se instala no Windows, diferente de abrir no navegador: esse não volta, e é bom você saber por quê. Mensagem enviada por ali não entra no sistema, some do histórico e não aparece no seu painel. Quem usa esse programa passa a usar o navegador, e tudo volta a aparecer. Naquele número também saem do ar os grupos, as chamadas de voz e vídeo e as mensagens temporárias e de visualização única.
Me passar, uma vez, os preços, o que está incluso em cada consulta e exame, e as regras da sua agenda. Sem essas regras assinadas por você, a assistente não marca nada.
Abrir a fila no mínimo 2 vezes por dia útil, em horários escolhidos por você, e responder o que está lá. É pouco, mas não é zero, e a pessoa do outro lado já foi avisada desses horários.

Investimento

Implantação: R$ 3.060, em 2 parcelas. A primeira na assinatura, a segunda quando eu terminar a leitura das 2 primeiras semanas.
Mensalidade: R$ 3.900, contrato de 6 meses. São 6 porque o primeiro mês é quase todo instalação e leitura.
A verba dos anúncios é à parte, vai direto para o Google e para o Facebook, e quem define o valor é você.

A implantação é o trabalho do primeiro mês, que não se repete:

montar a sua agenda inteira dentro do sistema e testar antes da assistente encostar nela, inclusive o caso de 2 pessoas pedindo o mesmo horário;
construir a página do consultório e ligar os botões de contato dela à mesma conversa;
conectar o WhatsApp e reunir num lugar só todas as conversas, com o nome de cada pessoa e onde parou;
escrever com você o que a assistente pode e não pode dizer, e deixar assinado antes dela atender;
montar o painel com os seus números, no endereço que fica só seu.

A estrutura fica comigo: a página do consultório, o painel, o texto da assistente, o registro das conversas e os modelos de mensagem são mantidos por mim. Você não entra no sistema, e não precisa: o que você acompanha é o painel, na hora que quiser, sem depender de eu te mandar nada. A sua agenda continua sua. Se o contrato terminar, o número de telefone e o endereço do site continuam seus, e a página do consultório, o painel e o resto da estrutura não vão junto.

O que eu prometo aqui é atendimento: resposta imediata, informação certa, horário marcado dentro das suas regras e os números à sua disposição. Número de paciente eu não prometo, e desconfie de quem prometer.

Próximo passo

Me responde que eu te mando o contrato e combino com você a data de início. A instalação começa pela sua folha de preços e pelas regras da sua agenda.

No aguardo.

Alexandre Siqueira